Sulawesi Kini, Manado – Kebijakan unik digelontorkan oleh Pemerintah Provinsi (Pemprov) Sulawesi Utara (Sulut). Kali ini, Kantor Pemprov Sulut yang terletak di Jalan 17 Agustus nomor 69, Kelurahan Teling Atas, Kecamatan Wanea, Manado bisa dimamfaatkan oleh seluruh lapisan masyarakat Sulut.
Kebijakan ini menggambarkan bahwa aset ini merupakan bagian dari milik masyarakat Sulut. Sehingga, Pemprov Sulut membuka ruang bagi masyarakat agar dapat mengaksesnya untuk berbagai kegiatan.
Meski demikian, ada tata cara peminjaman ruangan Kantor Pemprov Sulut yang diatur. Prosesnya pun sudah dibuat lebih mudah lewat Unit Layanan Administrasi (ULA) sebagai bagian dari Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Sulut.
Supaya nggak bingung, berikut tata cara peminjaman ruangan:
1. Ajukan Permohonan
Pertama, pemohon perlu membuat surat permohonan resmi. Surat ini berisi:
– Profil instansi/organisasi pemohon
– Jenis kegiatan yang akan dilaksanakan
– Tanggal dan waktu kegiatan
– Ruangan yang diinginkan (jika ada preferensi)
Surat ditujukan kepada Sekretaris Daerah Provinsi Sulawesi Utara melalui Unit Layanan Administrasi.
3. Proses Verifikasi
Setelah berkas masuk, berkas akan diteruskan ke Bagian Rumah Tangga untuk pengecekan dan verifikasi. Hal ini mencakup:
– Apakah kegiatan sesuai dengan aturan dan ketentuan
– Ketersediaan ruangan di tanggal yang diajukan
– Kelengkapan administrasi
4. Konfirmasi Peminjaman
Jika semua syarat terpenuhi dan ruangan tersedia, pemohon akan dihubungi untuk persetujuan peminjaman.
5. Pelaksanaan Kegiatan
Pada hari kegiatan, pemohon datang sesuai jadwal yang telah disetujui. Akan ada petugas dari Pemprov yang mendampingi penggunaan ruangan agar acara berjalan lancar dan sesuai aturan.
6. Pengembalian dan Evaluasi
Setelah kegiatan selesai, pemohon wajib mengembalikan ruangan dalam keadaan rapi dan bersih. Jika ada fasilitas yang rusak, segera laporkan ke petugas.
Catatan Penting
– Tidak semua jenis kegiatan bisa difasilitasi, terutama yang bersifat pribadi atau non-formal.
– Peminjaman ruangan tidak dipungut biaya, selama kegiatan sesuai aturan dan ketentuan.
– Pemohon diharapkan mengajukan permohonan jauh-jauh hari untuk menghindari bentrok jadwal.
Dengan adanya layanan ini, Pemprov Sulut berkomitmen memberikan fasilitas yang bisa mendukung kegiatan masyarakat, instansi, maupun organisasi, dengan proses yang lebih mudah, tertib, dan transparan.*
